Modelování podnikových procesů pomocí ARIS

Modeling of Business Processes by Means of ARIS

Autor: Jan Získal, OtakarHampl

Abstrakt v češtině:

Význam informačních technologií pro management jednotlivých podniků neustále stoupá. Jedním z nejdůležitějších zdrojů konkurenční výhody se v současné době staly znalostí. Znalostně řízená organizace je taková, která má autoritativně a formalizovaně zavedeny procesy managementu znalostí. Architektura integrovaných informačních systémů (ARIS) představuje úspěšný a efektivní nástroj při implementaci managementu znalostí. Metody modelování podnikových procesů využívající ARIS umožňují tvorbu modelů na třech úrovních: koncepturální, technologické a implementační. Příspěvek seznamuje čtenáře s tímto přístupem k modelování a ukazuje na možnosti jeho využití zejména v organizační oblasti podniků.

Abstrakt v angličtině:

The importance of information technologies in enterprise management is continuously increasing. Knowledge has become the most important advantage in the competitive environment of our time. Managing an organization with knowledge means an authoritative and formally implemented knowledge management. It is mainly the architecture of integrated information systems (ARIS) which represents a successful and efficient tool of the knowledge management implementation. Modeling methods of business processing based on ARIS enable the model formulation at the conceptual, technological and implementation level. This paper familiarizes the reader with such an approach to modeling and shows the possibilities of its use in the field of enterprises organization.

Klíčová slova:

Management znalostí, podnikový proces, modelování managementu znalostí ARIS

Keywords:

Knowledge management, business process, knowledge management modeling, ARIS

Úvod:

Dlouhodobě úspěšný rozvoj firmy je založen na získávání a udržování konkurenčních výhod. Jako rozhodující faktor pro získání dlouhodobě udržitelné konkkurenční výhody se ukázaly znalosti a schopnost jejich správného využití. Jde zejména o znalosti o trzích, konkurenci, zákaznících, strategických aliancích, globalizovaných logistických řetězcích, nových konceptech řízení, nových technologiích a pod. Znalosti se tak staly základním zdrojem bohatství podniků. Management znalostí (Knowledge Management) se stal paradigmatem efektivního řízení. Firmy se často zeštíhlovaly, přičemž redukcí středního managementu docházelo k znatelné ztrátě znalostí.

V závislosti na postupující decentralizaci se decentralizují i znalosti a objevuje se nutnost poskytovat důležité znalosti v celém podniku, aby se zabránilo opakovanému hledání stejného řešení. Základní otázkou zůstává, jak znalostní kapitál pracovníků zachytit, využívat a rozvíjet se ziskem pro firmu. Mohlo by se zdát, že současné vymezení managementu znalostí je příliš obecné a tudíž prakticky nevyužitelné. Jeho praktickou využitelnost ale dokazují mnohé realizované restrukturalizace podniků (reegineering). Implementace managementu znalostí probíhá obvykle v několika fázích a vlastní průběh přitom může nabývat různých forem.

Radikální forma implementace managementu znalostí se nazývá Knowledge Process Reengineering, který se dá výhodně realizovat pomocí modelů ARIS. Architektura integrovaných informačních systémů (ARIS) se stala rámcovým konceptem pro management znalostí o podnikových procesech a strukturách. Koncept ARIS pomáhá zaznamenávat mnohotvárné aspekty popisu podnikových procesů, přiřadit jim příslušné metody, analyzovat a identifikovat nepokryté oblasti popisu. ARIS Toolset představuje nástroj modelování podnikových procesů na různých úrovních a jde o podobný přístup, který je prosazován katedrou informatiky VŠE v Praze v podobě tzv. MDIS (Multidimensional Development of Information System).

Cíle a metody:

Cíl příspěvku je podřízen potřebám výzkumu a výuky katedry operační a systémové analýzy. Katedra rozvíjí různé modelové nástroje a metodiky pro řešení rozhodovacích problémů zejména v oblasti agrobyznysu. Cílem je nalezení metodického principu pro rozhodování a výzkum vědomostních procesů a implementace managementu znalostí.

Metodika řešení:

· Vymezení základních pojmů vědomostního managementu

· Analýza možných přístupů k řešené problematice. Modelování objektově orientované a systémově teoretické

· Využití metody ARIS

· Syntéza poznatků s ohledem na možnosti aplikace ve výzkumu a výuce katedry.

Samotný nástroj a metodika ARIS je podrobně popsána v literatuře (např. Scheer 1997, 1998, Marek 1999). Proto se omezíme jen na jeho stručnou charakteristiku. Jak již bylo řečeno ARIS je vhodným nástrojem pro Business Process Engineering k podpoře výzkumu i výuky. Lze ho výhodně využít i v organizační oblasti podniků. Značným přínosem metody ARIS je, že umožňuje úzký a systematický popis podnikových procesů a jejich řešení pomocí informačních technologií. Jednotlivé fáze pro optimalizaci podnikových procesů se v podstatě kryjí s fázemi systémové analýzy: příprava projektu, strategické plánování, analýza současného stavu, koncept cílového stavu, koncept zpracování dat, implementace a pravidelná kontrola úspěšnosti.

ARIS nabízí integrovaný koncept pro:

· archistekturu

· nabídku modelů

· nástrojovou podporu

Jde o relační rámec pro metody modelování a sám je dalším metodám otevřen.

Výsledky:

Pro pochopení různých přístupů k managementu znalostí je důležité vymezit některé základní pojmy.

Nejdříve je potřebné vymezit pojem znalosti ve vztahu k datům a informacím.

Znalost je do značné míry obtížně uchopitelný pojem, který je třeba přesně definovat. Přitom neexistuje jednoznačná její definice. Často bývá znalost definována jako zasazení množství informací do kontextu. Schopnost správného odvozování znalostí závisí na osobní odbornosti, tj. na kombinaci dovednosti a zkušenosti.

Data jsou hodnoty pozorovatelného, měřitelného nebo vypočitatelného atributu nějakého objektu. Data sama o sobě nejsou nositeli informace.

Informace jsou data uspořádaná do vzájemné souvislosti ve vztahu k nějakému cíli.

Znalosti lze definovat jako množiny informací, procesních vzorů, logických a hodnotových pravidel a výrazových prostředků vzájemně uspořádaných ve vztahu k určitému cíli.

Zkušenosti představují jen určitou specifickou část empiricky získaných nebo ověřených znalostí, které jsou vždy vztaženy k určité konkrétní situaci a k určitému konkrétnímu subjektu, který je takto získal. Z hlediska organizace je vždy důležité, jak lze zkušenosti společně s ostatními znalostmi sdílet a dokumentovat.

obrázek 1: Vztah mezi daty, informacemi a znalostmi z hlediska procesu tvorby přidané hodnoty

V podobě modelu lze znalosti sdílet a dokumentovat různými způsoby, například obecně multimediálním popisem (textem, zvukem, obrazem), soustavou matematických výrazů, grafickým schématem nebo kombinací výše uvedených způsobů. Na obrázku 1 je uveden vztah mezi daty, informacemi a znalostmi z hlediska procesu tvorby přidané hodnoty. Vymezení znalostního managementu není jednotné. Společné pro všechny definice je, že jde o určitou podnikovou strategii, jejímž cílem je vyhledávání, organizování a prezentování informací tak, aby přispívaly ke zlepšení podnikových procesů a schopností reakce na podnikové okolí. Management znalostí se zabývá procesy a systémy, které podporují efektivní využívání informačních zdrojů a činí dovednosti a zkušenosti v rámci firmy obecně dostupnými. Získávání, znázornění, přenos a využití znalostí probíhá uvnitř podnikových procesů. Proto je důležité jejich důkladné poznání. Vztah mezi daty, informacemi a znalostmi z hlediska procesu tvorby přidané hodnoty lze rozlišit čtyři základní úrovně procesů manažerských znalostí.

· Úroveň operativních podnikových procesů

Operativní podnikové procesy (Business Processes) využívají ke své realizaci znalosti a rovněž také znalosti vytvářejí. Kromě aktivit s velkým podílem znalostí, například vývoj produktů nebo marketingové činnosti se stávají pružnějšími i dosud silně standardizované procesy jako je realizace zakázky, protože je nutné cíleněji působit na individuálního zákazníka. K realizaci těchto procesů je třeba více relevantních znalostí. Tato úroveň procesů je podporována systémy typu Enterprise Resource Planning, Supply Chain Management, ale prosazují se i více znalostně orientované systémy typu Document Management System, Decision Support System, Executive Information System apod.

· Úroveň vlastních znalostních procesů

Vlastní znalostní procesy (Knowledge Processis) zajišťují podporu pro operativní podnikové procesy a zahrnují takové činnosti, jako jsou vyhledávání, shromažďování, konsolidace, příprava a distribuce znalostí. Pro zajištění vlastních znalostních procesů se používá řada softwarových produktů na bázi E-mail, Groupware, Web Browsers, DMS, DSS, expertních systémů atd.

· Procesy formalizace a standardizace managementu znalostí

Procesy na této úrovni se zabývají navrhováním, formalizací, standardizací a dokumentací znalostních procesů včetně vytváření autoritativní struktury v oblasti managementu znalostí. Tyto procesy vyhledávají, zpracovávají znalosti o vlastních procesech (metaznalosti). Při této činnosti se uplatňují různé modelové a formalizované výrazové prostředky, jako například různé diagramy struktury znalostí, modely znalostních a operativních procesů, znalostní mapy apod. Na obr 2. jsou uvedeny modely struktury znalostí v metodice ARIS.

obrázek 2: Modely struktury znalostí v metodice ARIS

· Metodická úroveň procesů managementu znalostí

Cílem této úrovně je zabezpečovat rozvoj předchozí úrovně a zároveň rozvoj sebe samé. Procesy na této úrovni se zabývají metodickými znalostmi o navrhování, formalizování, standardizování a dokumentování znalostních procesů. Výstupy této úrovně procesů tvoří obvykle různé metodické postupy a příručky, modelové konvence, pravidla kontroly konzistence modelů atd.

Implementace managementu znalostí probíhá v následujících fázích:

· Strategické plánování má určit, jak lze řízením znalostí podpořit dosažení strategie cílů podniku a jaké konkrétní cíle z toho vyplývají pro projekt. ARIS umožňuje dávat identifikované relevantní kategorie znalostí do vzájemných souvislostí.

· Analýze současné situace předchází popis současného stavu zpracování znalostí pomocí různých modelů, např. diagramů struktury znalostí, znalostních map, modelů vlastních znalostních procesů. Hlavním přínosem těchto modelů je identifikace slabých míst a možností zlepšení v rámci zpracování znalostí.

· V rámci konceptu cílového stavu znalostí se navrhují změny podnikových procesů z pohledu efektivnějšího zpracování znalostí. Dále se stanoví potřebné změny organizační struktury, vytvoří se cílové profily znalosti pro jednotlivé pracovníky a definují se požadavky na podporu informačními a komunikačními systémy.

· Realizační koncept informační technologie má za cíl zvolit vhodné technologie a účelně je definovat. Jde např. o různá řešení integrovaná na platformě intranetu, systémy založené na DSS atd. Dále je třeba obeznámit zaměstnance se změněnými procesy a novými IS.

· Do implementace realizačních konceptů patří školení a kvalifikační opatření, příprava a řízení změny podnikových procesů a organizačních struktur a využití zvolené informační a komunikační techniky. Modely ARIS zde slouží jako základ implementační dokumentace.

Diskuse:

ARIS představuje systémově teoretický přístup k modelování na rozdíl od objektově orientovaného modelování. Základem objektově orientované tvorby modelů je systémová teorie, jejímž cílem je zachytit a popsat komplexní systémy s použitím jednotných principů. Při tomto zobrazení je třeba rozlišit, zda jde o modelování struktury, kdy v popředí stojí tvorba tříd nebo o modelování chování systému, kdy v popředí stojí operace. Protože velké komplexní modely nejsou bezprostředně srozumitelné, je cílem modelování redukce komplexnosti na základě abstrakce nedůležitých prvků a vztahů systému.

Výhodou objektově orientovaného modelování je úzká vazba modelů k implementaci umožňující snadnou tvorbu prototypů. Mezi nevýhody pak řadíme to, že nedisponuje vytříbeným znázorněním procesu. Rozvětvení procesu, organizační aspekty a toky výkonů lze jen obtížně zobrazit.

V rámci procesního přístupu k managementu znalostí se úspěšně používá metodika ARIS. Hlavním principem ARIS je nutnost kontinuálního zdokonalování procesu krok za krokem a důraz kladený na význam informační technologie jako nástroje k prosazování změn procesů.

V podnikových procesech se vyskytují jednak standardizované procesy (např. realizace zakázky) a jednak procesy s velkým podílem znalostí (např. vývoj produktů). Proto je nutno rozlišovat datové a znalostní procesy. Datové procesy jsou strukturovatelné a vyžadují rutinní zvládnutí. Preferuje se zde zkušenost a schopnost pracovat s operativními daty. Na druhé straně znalostníprocesy jsou obtížně strukturovatelné a vyžadují znalosti, kreativitu a schopnost kooperace. To znamená, že k realizaci těchto procesů je třeba více znalostí např. v podobě zkušenějších pracovníků nebo různých dokumentů. Pro zachycení datových procesů používáme standardní prostředky procesních diagramů, pro znalostní procesy je třeba používat komunikační diagrami a speciální znalostní modely.

Implementace managementu znalostí vyžaduje splnění několika kroků, zejména jeho navázání do klíčových procesů podniku, vytvoření permanentního učení v podniku, permanentní podporu vytváření znalostí a urychlení inovací pomocí IT.

Organizace, která má autoritativně a formalizovaně zavedy procesy managementu znalostí je znalostně řízená organizace. Taková organizace se vyznačuje tím, že zvládá dokonale své procesy, má provázané strategické cíle až do provozní úrovně, zvyšuje neustále svůj výkon, využívá informačních technologií pro optimální podporu svých procesů a jejich zavádění jako nástroje změny, analyzuje své výkony a hledá nové prostředky pro jejich zvyšování. Sama vytváří změny a provádí je tak, aby se staly motorem dalšího zlepšování.

Znalostně řízená organizace zřizuje funkci ředitele znalostí (Chif Knowledge Officer), jehož úkolem je cílený vývoj, kontrola a zlepšování strategie, procesů, organizačních strutkr a technologií pro správu znalostí v podniku. V českých podnicích není prozatím zájem o znalostní management, neboť jde o dlouhodobou investici s nejistým výsledkem.

ARIS se jeví jako vhodný metodický nástroj pro další výzkum i výuku. Z problémových okruhů, které zasluhují pozornost se vedle manažerských znalostí ukazují možnosti využití ARIS při konstrukci hybridních modelových systémů v Agrobyznysu, jejímž výzkumem se katedra zabývá.

Literatura:

1. Bair, J.: Knowledge Management. The future of IT. Symposium IT XPO 97. Gartner Group, 3-6 November 1997, Cannes, France.

2. Hampl, O.: ARIS jako nástroj a metoda pro management znalostí. Systémová integrace, 6, 1999, č. 2, s. 34-38.

3. Marek, F.: Business Reengineering, Business Process Reengineering a Benchmarking, Systems Integration 99, Sborník konference, Praha 1999.

4. Scheer, A.W.: ARIS - Business Process Frameworks. Springer, Heilderberg, 1998.

5. Scheer, A.W.: ARIS - House of Business Engineering. An Architecture Supporting Business Processes. Systems Integration 97, Sborník konference, Praha 1997.

6. Získal, J.: Nové směry modelování agrokomplexu. In: Sborník z mezinárodní vědecké konference, PEF MZLU, Brno, 1999.