INFORMAČNÉ TOKY V POĽNOHOSPODÁRSKOM PODNIKU A ICH VYUŽITIE PRE KALKULÁCIE

24.09.1999 | Odborné konference

Information flow in agricultural enterprise and their use in calculation method

Anna Látečková - Emília Škorecová

Adresa autora:

Ing. Anna Látečková,

Slovenská poľnohospodárska univerzita, FEM, KISaF, tr. A. Hlinku 2, 949 76 Nitra

Anotácia:

Súčasné obdobie sa vyznačuje vysokou informačnou náročnosťou. Kvalitný informačný systém zabezpečujúci zber, spracovanie a distribúciu údajov je nevyhnutný pre úspešné fungovanie podnikateľských subjektov, poľnohospodárske nevynímajúc. Zavádzanie automatizovaných informačných systémov a nových informačných technológií umožňuje mnohostranné, účelné využívanie zachytených údajov.

V našom príspevku sme sa zamerali na informačné toky v automatizovanom informačnom systéme poľnohospodárskeho podniku, poskytujúcom údaje pre potreby kalkulácií.

Kalkulácie, ako súčasť vnútropodnikového riadenia, sú zdrojom veľmi cenných informácií pre vedenie podniku, pretože sú jedným z podkladov pre riadenie hospodárnosti a efektívnosti výroby. Vzhľadom k uvedenému, by ich automatizované spracovanie malo byť čo najobjektívnejšie. V príspevku poukazujeme na niektoré možnosti zdokonalenia informačných tokov, ktoré sú základom pre automatizované spracovanie kalkulácií.

Summary:

Decision making process needs a lot information especially in market economy. Therefore reliable information system for collection, processing, and distribution of the data is very important for this process. The introduction of automated data processing and new information technologies makes possible to collect and utilise the data in an effective way.

The paper is analysing the information flow in automated information system of agricultural enterprise, which is providing information for calculation method.

The calculations are very important source of information for managers because they show how effective is doing the enterprise and in the same time they provide valuable information for decision making process. Therefore the expectation from automated processing is high reliability. The paper gives advice for improving information flow, which play key role in automated processing of the data.

Kľúčové slová:

informačný systém, podnik, informačné toky, kalkulácie, softvér

Key words:

information system, enterprise, information flow, cost accounting, software

Materiál a metódy

Pre prosperujúci podnik je v súčasnej dobe nevyhnutný informačný systém poskytujúci požadované údaje širokému okruhu užívateľov. Účelnosť a význam automatizovaného spracovania informačného systému podniku pre potreby zostavovania kalkulácií je problematika veľmi aktuálna.

Pri skúmaní uvedenej problematiky sme vychádzali z analýzy uskutočnenej vo vybranom súbore poľnohospodárskych podnikov, pričom sme použili metódu pozorovania, riadeného rozhovoru a dotazníka. Analýze sme podrobili aj ekonomický softvér ( SOFTIP, DATALOCK, AURUS, INTELSOFT, INFORMDATA..). Syntézou získaných poznatkov, ich komparáciou a vychádzajúc z platných legislatívnych predpisov - Zákon o účtovníctve, Účtová osnova a postupy účtovania, sme dospeli k poznatkov a záverom, ktoré predkladáme v príspevku.

Výsledky a diskusia

Automatizovaný informačný systém podniku dáva široké možnosti pre zachytenie a následné využívanie údajov. Jeho súčasťou je aj program na zostavovanie kalkulácií. Vo väčšine skúmaných podnikov, je uvedený program súčasťou podsystému ”Účtovníctvo” a slúži pre zostavovanie výsledných kalkulácií podľa klasického typového kalkulačného vzorca.

Program pre zostavovanie kalkulácií je v niektorých informačných systémoch riešený v samostatnom podsystéme, avšak ani v jednom prípade sme sa nestretli s možnosťou zostavovania operatívnych a plánových kalkulácií a netradičných kalkulácií (napr. kalkulácie variabilných nákladov, kalkulácie metódou ABC...).

Berúc do úvahy zistenú situáciu v poľnohospodárstve, v oblasti kalkulácií sme sa sústredili na analýzu informačných tokov pre potreby zostavenia klasickej kalkulácie úplných nákladov podľa typového kalkulačného vzorca:

1. priamy materiál

2. priame mzdy

3. ostatné priame náklady

4. výrobná (prevádzková) réžia

Vlastné náklady výroby (prevádzky)

5. správna réžia

Vlastné náklady výkonu

6. odbytové náklady

Úplné vlastné náklady výkonu

7. zisk (strata)

Cena výkonu (základná)

Pre účely kalkulácií je potrebné dôsledné sledovanie vzťahov medzi vzniknutými nákladmi a uskutočňovanými výkonmi. Preto je aj účtovníctvo organizované v podnikoch tak, aby umožňovalo zachytiť a priradiť všetky náklady k výkonu, ktorý ich vyvolal a to v podrobnej štruktúre podľa kalkulačného vzorca. Takéto sledovanie sa v praxi uskutočňuje nasledovne: pri vzniku nákladov zodpovedný pracovník zaeviduje výkon, ku ktorému sa náklad viaže. Pri účtovaní sa tento údaj ďalej zaznamená a to buď:

1. vytvorením zodpovedajúcej analytickej evidencie,

2. softvér umožňuje priradiť výkon k nákladom bez vytvárania analytickej evidencie.

Ekonomický softvér umožňuje priraďovať náklady jednotlivým výkonom a strediskám bez rozširovania analytickej evidencie: pri účtovaní sa k účtovanej hodnote do samostatnej položky zadá číslo výkonu a strediska, ku ktorému náklad patrí.

Informačné toky musia byť vytvorené tak, aby boli k dispozícii údaje v hodnotovom, v požadovaných prípadoch aj v naturálnom

vyjadrení. V praxi sme sa stretli so sledovaním nákladov pre potreby kalkulácií nasledovne:

1. priame náklady na plodiny zberané v bežnom roku / spotreba osív a sadív, vlastných i nakúpených hnojív pre jednotlivé plodiny, .../,

2. priame náklady na plodiny so zberom v budúcom roku,

3. priame náklady na jednotlivé chovy,

4. náklady na traktory a nákladné autá,

5. náklady na kombajny a ostatné samohybné stroje,

6. náklady na práce a služby pre cudzích / odpracované hodiny traktorov, nákladných aut, kombajnov, samohybných strojov podľa plodín, chovov .../ ,

7. náklady na nepoľnohospodárske činnosti,

8. nepriame t.j. režijné náklady v celkovej sume podľa jednotlivých réžií i v sume pripadajúcej na príslušný výkon a jeho kalkulačnú jednotku.

Pre potreby zostavovania klasických kalkulácií je potrebné rozlišovanie nákladov na priame a režijné. Priame náklady vo výsledných kalkuláciách sa zisťujú na kalkulačnú jednotku v skutočnej výške z údajov účtovníctva.

Problematickejším sa stáva správne určenie obsahu jednotlivých réžií a rozpúšťanie režijných nákladov na výkony. Rozvrhovou základňou sú zvyčajne vynaložené priame náklady, často iba priame mzdy, ktoré sa už dnes nedajú považovať za objektívnu univerzálnu rozvrhovú základňu.

Zvýšenú pozornosť treba v praxi venovať tomu, či náklad zaúčtovaný na príslušnom nákladovom účte patrí do výrobnej alebo správnej réžie. Podľa nášho názoru nie je správne, ak súčasťou výrobnej réžie sú náklady, ktoré s výrobou bezprostredne nesúvisia, napr. tvorba opravných položiek, zostatková cena predaného investičného majetku, obstarávacia cena predaného materiálu, náklady na odpísané pohľadávky a pod. Uvedené náklady by mali patriť do správnej réžie, nakoľko často závisia od rozhodnutia vedenia podniku a nie od rozhodnutia vedúcich výrobných stredísk.

Taktiež treba vziať do úvahy, že následne môžu vznikať výnosy ( napr. z predaja investičného majetku, z predaja materiálu, pri zúčtovaní opravných položiek), ktoré výšku príslušného nákladu znižujú až anulujú.

Zaradenie nákladu do konkrétneho druhu réžie vplýva na oceňovanie - ak vzniknuté náklady budú obsahom správnej réžie budú súčasťou ocenenia len tých výkonov, ktorých výrobný cyklus presahuje obdobie 1 roka, ak budú obsahom výrobnej réžie budú súčasťou ocenenia všetkých tých výkonov, ktorých výrobný cyklus trvá kratšie ako 1 rok.

V poľnohospodárskych podnikoch je preto potrebné skvalitniť informačné toky tak, aby poskytovali hodnoverné údaje:

1. o priamych nákladoch týkajúcich sa určitého výkonu, pretože v tejto oblasti sa vyskytujú v praxi nepresnosti,

2. o režijných nákladoch patriacich hlavne do výrobnej réžie ( bola súčasťou ocenenia vlastnej produkcie vo všetkých skúmaných podnikoch), ale aj ostatných réžií (nebola súčasťou ocenenia vlastnej produkcie v žiadnom zo skúmaných poľnohospodárskych podnikov).

Štruktúra v ktorej sa stanovujú a zisťujú hodnotové veličiny výkonov sa stanovuje v kalkulačnom vzorci. Pojem vzorec však nemožno chápať ako jednoznačnú formu vykazovania. Podstatným znakom kalkulačného systému progresívneho podniku by malo byť, že štruktúra a riadenie nákladových položiek, podrobnosť ich členenia, vzťah ku kalkulácii ceny a ďalších hodnotových veličín i štruktúra medzisúčtov sa vykazuje variantne so zreteľom na užívateľov a rozhodovaciu úlohu k riešeniu ktorej má kalkulácia prispieť. K zvýšeniu vypovedacej schopnosti kalkulácii by prispela dôsledná alokácia nákladov, zmyslom ktorej je spresniť informácie o nákladoch týkajúcich sa určitého objektu s hlavným zreteľom na riešenú rozhodovaciu úlohu.

Manažéri poľnohospodárskych podnikov si uvedomujú miesto a význam kalkulácií, avšak nevenujú dostatočnú pozornosť samotnému zostavovaniu a sledovaniu kalkulácií. Pri použití účtovného softvéru sa spoliehajú na hodnoty kalkulácie ktoré im poskytne, pričom im nie je zrejmý postup softvérového výpočtu. Získané hodnoty potom korigujú empirickými skúsenosťami a predpokladanými potrebami. Chyby, ku ktorým dochádza takýmto postupom môžeme označiť nasledovne:

a) priradenie nákladu ktorý nesúvisí s daným výkonom,

b) nesprávne zvolená rozvrhová základňa,

c) mechanické uplatnenie kalkulačných postupov na všetky výkony,

a. neinovovanie kalkulačného vzorca - odtrhnutie prepočtu nákladov na výkon

od rozhodovacieho problému, k riešeniu ktorého mal prispieť.

Dôsledkom chýb, aj podľa Krála B. (1) môže byť:

a) ak manažér požije skreslené informácie pre rozhodovanie o sortimente výroby, bude jeho rozhodnutie ovplyvnené množstvom irelevantných nákladov,

b/ znemožňuje sa pružné cenové a sortimentové rozhodovanie, pretože zo skreslených informácií nemožno zistiť, ktoré náklady rozhodnutie ovplyvnia ,

c/ zvyšuje sa záujem manažérov o externé nákupy a to aj v prípadoch, kedy je výhodnejšie vyrábať vo vlastnej réžii.

Záver

Klasický typový kalkulačný vzorec vyhovuje potrebám ocenenia zásob vlastnej výroby a v účtovníctve tiež ako podklad pre stanovenie predajnej ceny v ponukovom konaní s odberateľom. Nie je však vhodný pre rôzne manažérske rozhodnutia týkajúce sa cenovej politiky na trhu a zmeny sortimentovej štruktúry vzhľadom na existujúcu kapacitu. Na tento účel sú vhodné netradičné metódy zostavovania kalkulácií, ktoré sú však v súčasnosti v praxi nevyužívané. Jedným zo spôsobov presadenia nových metód do praxe, je aj vybudovanie zodpovedajúcich informačných tokov v podniku.

Výsledky nášho prieskumu ukázali, že pre skvalitnenie a zobjektívnenie informačných tokov pre potreby kalkulácií je nutné:

1. vypracovať v podnikateľských subjektoch podrobné a zrozumiteľné interné smernice o zostavovaní kalkulácií, najlepšie po konzultácii s audítorom alebo účtovníkom. V smerniciach je potrebné presne určiť, ktoré náklady patria medzi priame (jednotkové), ktoré sú obsahom výrobnej resp. správne réžie,

2. spresniť účtovnú evidenciu na prvotných dokladoch o priamych a režijných nákladoch výkonu,

3. skvalitniť softvér o kalkuláciách tak, aby:

· bolo zabezpečené požadované zaradenie nákladov do jednotlivých réžií,

· umožňoval vzniknutý náklad rozdeliť na viacero výkonov podľa príslušnosti,

· umožňoval rozvrhovanie režijných nákladov podľa viacerých rozvrhových základní,

· bol aktualizovaný prepočet po každej zmene.