MANAŽER A JEHO INFORMAČNÍ SYSTÉM

24.09.1999 | Odborné konference

Manager and his information system

Edita Šilerová

Adresa autora:

Edita Šilerová, katedra informačních technologií, PEF, Česká zemědělská univerzita

165 21 Praha 6 - Suchdol

tel.: 24382295, fax: 24382364, e-mail: silerova@pef.czu.cz

Anotace:

Všichni manažeři vyžadují pro svá rozhodnutí, která by měla být co nejkvalitnější významné informace. Informace jsou strategickým zbožím. Kvalitní informační systém umožňuje získávání informací. Významné pro manažera jsou systémy, které umožňují získávání jak interních, tak externích informací.

Summary:

All of the managers need for their decisions - which should be most efficient - important informations. Informations are strategic commodity. Good and efficient information system enables obtaining of the informations. For managers are important systems which are able to allow gathering informations internal and external either.

Klíčová slova:

informační systémy, manažerský informační systém, informační systémy pro strategické řízení

Key words:

information systems, manger information systems, executive information systems

Prosperita a budoucnost firmy je stále více závislá na rychlosti získávání informací. Informace ve vztahu k podniku tvoří důležitou součást firemního bohatství. Informace se tak v období tržního prostředí stávají jedním z nejsledovanějších produktů. Informace sehrávají roli strategického zboží, řadí se mezi jeden z rozhodujících zdrojů prosperity podniku. Moderní manažeři pracují s informacemi jako s tradičními podnikovými zdroji - např. půdou, prací, kapitálem - aby bylo dosaženo co nejefektivněji cílů podniku. Práce s informacemi se stala ve vyspělých zemích důležitým faktorem, vypovídajícím o konkurenceschopnosti podniku.

P. Drucker říká: “Není nic ošidného, bědného a obecně známého, jako snaha po přesném rozhodnutí na základě hrubých a nekompletních informací.”

Jaké jsou cíle a požadavky kladené na informační systémy v dnešních podnicích

Informace se staly strategickým zbožím. Dnešní firmy si již nedokáží představit svoji existenci bez kvalitního informačního systému, poskytujícího informace všem úrovním řízení. Pokud chtějí být společnosti v dnešní době konkurenceschopné musí vlastnit takový nástroj, pomocí kterého mohou upravovat své procesy tak, aby vždy vyhovovaly požadavkům a to v přiměřené časové odezvě. Tomu napomáhá informační systém, poskytováním správných informací ve správný čas. Budované informační systémy by již měly splňovat:

· vysokou konkurenceschopnost včetně podmínek pro její zabezpečení

štíhlé procesy, možnosti analýzy a simulace procesů, zvyšování produktivity, snižování nákladů

· vysokou kvalitu výrobků a služeb

· transparentní informace o podniku a trhu

· zobrazení a dokumentování procesu (normy ISO)

Informační systémy v podniku

Předcházející desetiletí byly aktivity podnikových informačních systémů zaměřeny na proces automatizace klíčových podnikových procesů. Cílem těchto aktivit bylo informačně podchytit a následně automatizovat všechny důležité funkce firmy. Tento proces vyústil v implementaci základních modulů podnikového informačního systému, které zajišťují sběr a sdílení dat, nezbytných pro běžné fungování denních procesů ve firmě. Podnikové informace jsou získávány z podnikových informačních zdrojů - skladování, ekonomika, automatizace kancelářských prací, personalistika.

Informační systémy lze chápat nejen jako množinu formálních informací v podniku, ale též jako postupy a prostředky, které umožňují tyto informace definovat, vyhledávat, formalizovat, ukládat a distribuovat.

Při budování informačního systému se setkáváme s pojmem architektura informačního systému. Co znamená tento pojem: architekturou rozumíme prostorové uspořádání jednotlivých prvků do celku tak, aby toto uspořádání splňovalo dané funkční i ekonomické požadavky.

Základní schéma architektury informačního systému je založeno na několika hlavních obecně formulovaných blocích modifikovaných pro specifické podmínky firem. Při vymezení těchto bloků vycházíme z převážně známých aplikací.

Schéma architektury na uvedeném obrázku je založené na obecně definovaných blocích a jim odpovídajících typech úloh. Je evidentní, že uvedené schéma zahrnuje velmi širokou skladbu možných úloh. V praxi jde vždy o podmnožinu zobrazených bloků.

Schéma architektury informačních systémů

EIS (Executive Information System) - úlohy účelově orientované na potřeby podpory vedení podniků a institucí - strategie podniku, finanční řízení, marketing. EIS využívá všech dostupných informačních zdrojů vytvářených na nižších úrovních informačního systému.Z velké části tyto systémy také pracují s externími informacemi.

MIS (Management Information System) - pokrývají všechny oblasti řízení organizace a to na taktické a operativní úrovni s převažující mírou evidenčních a analytických operací. Úlohy typu MIS představují většinou rozhodující náplň informačního systému a vedle úloh TPS jsou i nejrozsáhlejšími.

TPS (Transaction Proccesing System) - reprezentuje skupinu úloh bezprostředně spojenýchs typem provozu v rámci dané organizace - např. zpracování a evidence sklizně.

OIS (Office Information System) - úlohy zajišťující a podporující převážně rutinní kancelářské práce - elektronická pošta, zpracování a správa dokumentů.

EDI (Electronic Data Interchange) - úlohy zajišťující elektronickou výměnu dat mezi jednotlivými obchodními partnery, bankovními ústavy apod. EDI se chápe jako způsob výměny strukturovaných dat (např. objednávek, faktur) na základě dohodnutých standardů zpráv mezi informačními systémy jednotlivých obchodních partnerů pomocí elektronických prostředků. EDI vede k “bezpapírovému obchodu”.

Provozní systémy (systémy typu TPS) neobsahují téměř žádnou podporu náročnější analytické činnosti, modelovací činnosti nebo rozborové funkce, pracují pouze s interními informacemi. Z uvedeného vyplývá nedostatek možnosti využití těchto systémů pro manažerskou práci.

Z tohoto pohledu představují manažerské informační systémy, jako specializované aplikace, zaměřené na dosud nepokrytou oblast řídících a rozhodovacích podnikových procesů, vítanou komponentu v architektuře firemních informačních systémů. Největší přínos manažerských aplikací spočívá ve zviditelnění a zpřístupnění takticky a strategicky významných informací.

Čím je firma rozsáhlejší, rozsáhlejší rovněž geograficky, tím roste i tlak na kvalitu, relevantnost, spolehlivost předávaných informací.

MIS pracují s daty ne na úrovni pořizování dat a jejich údržby, ale pracují pouze s vybranými a upravenými daty. MIS se těmito úpravami stávají nositeli komplexních informací. MIS jsou chápány jako nadstavba, která dokáže transformovat značné objemy dat, generovaných základními procesy dané organizace do logických struktur, které reprezentují řídící a rozhodovací procesy v konkrétní organizaci.

MIS podporují integraci procesů a technologií ve firmě. Pomocí MIS probíhá ve firmě integrace ve čtyřech rovinách:

1. integrace řídicích procesů

1. integrace dat

2. integrace informačních technologií

3. celková integrace systému.

Integrace řídicích procesů

V každé firmě musí všechny stupně řízení vycházet ze stejných dat. To znamená, že data, která jsou potřebná pro podporu řídící práce musí být dostupná pro všechny úrovně řízení ve stejném časovém intervalu a současně musí být ve firmě aparát, který pořízená data zpřístupní v požadované struktuře, vhodné pro prováděnou analýzu, srovnání, rozbor.

Integrace dat

Pro manažerské rozhodování jsou důležitá ne pouze aktuální data, důležitý je i přístup k datům za minulá období. Požadavek je to poměrně srozumitelný a na první pohled jasný. Jaké problémy musí být vyřešeny - kde data uložit, jak zajistit jejich přenos tak, aby správná data byla ve správnou dobu na správném místě a zároveň zabránit příliš velké redundanci.

Integrace informačních technologií

Informační systémy mohou minimálně prostřednictvím dat propojovat ve firmě různé používané informační technologie. Ve fázi budování informačního systému, kdy nejsou datové toky ještě plně integrovány a kdy převažuje agendový přístup vytvářejí manažerské aplikace silný tlak na definici datových toků a později jejich realizaci. Pro manažerské aplikace je důležité, aby data byla vždy na té úrovni řízení, kde jsou potřebná pro manažerskou práci.

Integrace systémů

Manažerské aplikace patří v rámci firmy k aplikacím strategickým. Zajišťují přenos dat prakticky mezi všemi úrovněmi řízení a představují rozhodující faktor pro integraci celého informačního systému.

Zejména MIS a často také EIS standardně shromažďují historické údaje a s těmito údaji dále pracují. Jejich hlavním nedostatkem je to, že se zabývají historickými daty, většinou pracují s finančními ukazateli, převážně používají interních zdrojů informací a slouží pouze jednotlivým útvarům podniku.

K tomu, aby MIS a EIS mohly správně plnit svoji funkci je důležité zpracování externích dat, dat nefinanční povahy a dat orientovaných zejména na budoucnost.

Tyto systémy nejsou určeny pro běžné řízení, ale pro strategické řízení a takové informace musí také poskytovat.

Závěr:

Dynamicky se rozvíjející infrastruktura podniku nabývá stále nových forem. Tento vliv se také podstatně odráží ve zpracování a využití interních a zejména externích informačních zdrojů. Systémy typu MIS a EIS jsou dnes pro řízení podniku nezbytné, stejně jako informace. Informace se staly čtvrtým podnikovým zdrojem a technologie, které je poskytují jsou dnes pro podnik velice významné.