O METODICKÉM POSTUPU BUDOVÁNÍ UNIVERZITNÍHO IS

On methodical approach in bulding

university information systems

Ivan Vrana

Adresa autora:

Česká zemědělská univerzita v Praze

Anotace:

Článek pojednává osystematickém přístupu k budování informačních systémů na univerzitách. Pozornost je věnována úvodním fázím životního cyklu tvorby IS. Zmíněny jsou též zvláštnosti univerzitního prostředí.

Summary:

This paper deals with a systematic approach in building information systems in the university environment. Attention is focused on early phases of the system development life-cycle and specific features of the university environment are mentioned, too.

Klíčová slova:

univerzita, informační systém, plán informační strategie

Key words:

university, information system, information strategy planning

ÚVOD

Vysoké školy potřebují informační podporu mnoha svých činností. Vedení univerzit si uvědomuje, že kombinace soudobé výpočetní a komunikační techniky umožňuje vytvořit velmi silný prostředek pro efektivnější práci univerzity, administrativou počínaje až po činnosti řídící. Úspěšným a včasným zavedením informačního systému je možné získat v konkurenčním prostředí strategickou výhodu. V opačném případě je nutné se smířit se zaostáváním.

Přes velká očekávání některých vedoucích pracovníků se setkáváme se špatnou zkušeností univerzit s dosavadním postupem zavádění a provozování “informačních systémů“ na univerzitách. Na většině univerzit existují určité izolované, vzájemně nekompatibilní moduly IS, které vznikaly nesystematicky, navzájem nekomunikují a nespolupracují, mají pouze omezenou působnost, nemají dokumentaci, vznikaly bez základních profesionálních znalostí o vývoji informačních systémů, atd. Proto pracovníci VŠ jsou opakovaně obtěžováni vykazováním údajů, které již předtím několikrát předkládali. Informace o jednotlivých útvarech a aktivitách univerzity nejsou aktuální, přesné a spolehlivé. To je potom překážkou efektivního řízení univerzity.

Úspěšnost zavedení informačního systému je obecně velmi nízká, okolo 15%. Při nedodržení určitých pravidel a zákonitostí se riziko nezdaru projektu velmi zvyšuje. Mnohé obecné podmínky úspěšnosti jsou ale často zanedbávány. Nezdar projektu způsobuje zbytečné finanční náklady a frustraci lidí a má za následek též značně sníženou účinnost řízení univerzity na všech organizačních úrovních.

Pro snížení rizika nezdaru projektů IS a pro předcházení zbytečným nákladům a ztrátám je nezbytný systematický a koordinovaný postup. Základním a velmi důležitým zdrojem informací vhodných pro všechny úrovně řízení jsou údaje odvozené z administrativy výuky, výzkumu, financí, knihovny, vnějších vztahů, atd. Proto informační systémy, které jsou správně navržené pro efektivní administrativu navíc umožní také účinné řízení univerzity a jejich součástí. Součinnost modulů IS lze docílit tím, že IS je koncipován jako integrovaný univerzitní informační systém . Tento postup navíc umožňuje jednodušší a levnější provoz, údržbu a rozvoj a spolehlivější správu dat.

Otázka potřeby zavedení IS

Před zahájením budování informačního systému musí vedení univerzity zodpovědět několik základních otázek. Je velmi důležité odpovědět na tyto otázky správně, přesně a poctivě, aby bylo možné včas zabránit nežádoucímu vývoji a ztrátám. Odpovědi na tyto otázky nejsou vždy zcela samozřejmé. Je zde např. nutné vyhodnotit a vyjádřit potřebu informačního systému, rizika nezdaru projektu, možnosti vytvořit projektu potřebné podmínky, atd.

Potřebu informačního systému není jednoduché vyhodnotit, protože tato potřeba má velmi rozmanité a často obtížně srovnatelné důvody. Většina dotázaných odpoví intuitivně “ano“. Pro kompetentní zodpovězení této otázky je nutné zvážit zda:

o Nám může IS pomoci zlepšit sběr, distribuci, zpracování a prezentaci informací,

o Můžeme pomocí IS zlepšit institucionální kulturu,

o Potřebujeme vyšší spolehlivost, přesnost a bezpečnost informací,

o Potřebujeme lepší podklady pro řízení jednotlivých aktivit univerzity,

o Nám IS pomůže zlepšit pořádek nebo odstranit nepořádek.

o Potřebujeme snadnější vykazování nadřízeným orgánům.

Vedení univerzity si musí od samého začátku uvědomit, že projekt univerzitního IS

bude spojen s určitým rizikem nezdaru. Riziko nezdaru přitom závisí většinou na faktorech, které univerzita může ovlivnit. Riziko bude nízké, pokud vedení univerzity a vedení projektu učiní včas opatření ke snížení nadměrného rizika.

Vedení univerzity musí zvážit, zda může a chce vytvořit projektu univerzitního informačního systému přiměřené podmínky. Zda bude jasně formulovat podporu projektu vedením univerzity, zda projekt zabezpečí organizačně, přiměřeným rozpočtem, přizpůsobením nebo vytvořením interní legislativy.

Rozvojový plán

Nedostatečná informační podpora výuky, výzkumu a řízení univerzity může zhoršit fungování zmíněných základních aktivit s dlouhodobými následky. Přesto, že fungující informační systém není základním posláním univerzity (tímto posláním je kvalitní výuka a vědecký výzkum), může informační systém ovlivnit výkonnost a konkurenceschopnost univerzity i v oblasti výuky a výzkumu nepřímo.

Zavedení univerzitního informačního systému je dlouhodobým procesem, který může trvat několik let. Úspěšné zvládnutí tohoto úkolu vyžaduje dobrou organizaci, vyčlenění potřebných finančních prostředků a pracovníků. Je velmi riskantní chápat zavedení IS pouze jako operativní úkol, ale je nutné tento projekt zařadit do rozvojového plánu univerzity, projednat a schválit ve vedení univerzity a fakult a v senátech.

Vhodnou formou přípravy k projednání rozvojového plánu je zpracování studie: “Plán informační strategie univerzity“. Tato studie je zdrojem poučení pro všechny pracovníky a “zrcadlem univerzity“ a měla by se typicky zaměřit na:

· zmapování současného stavu informační obsluhy jednotlivých agend a oblastí činnosti ,

· vizi žádoucí informační obsluhy jednotlivých agend a oblastí činnosti,

· nástin variant řešení s ohledem na priority univerzity,

· očekávané finanční a personální nároky,

· zhodnocení nákladů a přínosů jednotlivých variant.

Představitelé univerzity i řadoví pracovníci obvykle přistupují k posouzení těchto hledisek intuitivně, pouze na základě neúplných informací. Zmíněná studie je tedy velmi užitečná pro další rozhodování, protože poskytuje systematický pohled na uvedená témata, poskytuje pro diskusi věcné argumenty a tím umožňuje přijmout kompetentní rozhodnutí a určit odpovědnost konkrétních osob za následky těchto rozhodnutí. “Plán informační strategie“ je užitečný bez ohledu na to, zda se vedení univerzity rozhodne budovat IS či nikoliv.

Proveditelnost projektu IS

Proveditelnost projektu můžeme chápat jako veličinu úměrnou schopnosti řídit projekt a zdárně projekt dokončit. Na proveditelnost projektu IS má vliv mnoho různých faktorů. Je to především politická vůle vedení univerzity realizovat tento projekt. Dále pak to jsou otázky organizačního zajištění, kvality vlastního systému (jeho funkčnost, výkon, …), způsob komunikace se systémem a případně další hlediska. Tato hlediska se na proveditelnosti projektu podílí přibližně následující měrou:

Tab. 1.

Každé z těchto hledisek je možné dále ještě dále rozčlenit a uvažovat např. podíl univerzity jako celku, fakult, senátů, sítí, atd. V ideálním případě (při dokonalém způsobu řízení projektu), pokud by byla dokonalá politická vůle, dokonalá organizace, bezchybný systém, atd., byla by proveditelnost takového projektu 100 %. Skutečně použitý model řízení projektu není ale nikdy ideální a způsobuje jistá omezení a proto je skutečná proveditelnost projektu také nižší než ideální. Když tato hodnota klesá pod 50%, stává se postupně projekt obtížně řiditelným až hazardním.

Podpora projektu vedením univerzity

Z předchozí tabulky je vidět, že na proveditelnost projektu IS má rozhodující vliv politická vůle vedení univerzity realizovat tento projekt. Je ale nutné rozlišovat dvě různé úrovně vyjádření politické vůle vedení univerzity:

1. proklamaci jednotlivých akademických funkcionářů nebo akademických orgánů o potřebnosti a podpoře projektu IS,

2. uplatnění této politické vůle:

a. prosazením finančního zabezpečení projektu z rozpočtu školy nebo jiných zdrojů,

b. přijetím nezbytných organizačních opatření, včetně personálního zabezpečení,

c. prosazením potřebných legislativních norem, které vynutí a zajistí efektivní používání IS,

d. důslednou kontrolou a vyvozováním důsledků z nedostatků při realizaci projektu.

Rozhodnost a důslednost některých akademických funkcionářů při uplatňování vůle zavést IS pramení z jejich osvícenosti a předvídavosti, se kterou hodnotí přínos IS pro rozvoj a prosperitu své univerzity. Je ovšem velmi užitečné a často potřebné nespoléhat se pouze na osvícenost a předvídavost několika jednotlivců, ale poskytnout akademickým funkcionářům a celé akademické obci také dostatek přesvědčivých argumentů pro podporu této politické vůle. Vhodným prostředkem k tomuto cíli je pečlivě zpracovaná studie “Plán informační strategie univerzity“, její poctivé posouzení a následná systematická osvěta.

Je důležité, aby uplatnění politické vůle nebylo záležitostí jednotlivců, byť sebe-výše postavených v hierarchii akademických funkcí. Musí to být úkol, za kterým stojí vedení univerzity, vedení fakult a akademické senáty. Musí to být úkol, jehož realizace je též v dlouhodobém seznamu povinností specializovaného pracoviště, např. Ústavu výpočetní techniky univerzity či fakult.

Rozsah projektu

Akademičtí funkcionáři, potenciální uživatelé jednotlivých služeb IS, technický personál, dodavatelé, atd. obvykle mají rozdílná očekávání od nového IS a tudíž rozdílné představy o jeho rozsahu. Aby se předešlo pozdějším nedorozuměním, spekulacím a zklamáním, například, že systém neposkytuje očekávané služby, nebo že je naopak pro přebytek služeb příliš nákladný, je nutné od samého počátku co nejpřesněji vymezit rozsah projektu IS. Stanovení rozsahu projektu IS má vycházet z “Plánu informační strategie univerzity“, která je pro tento účel vhodným podkladem a vodítkem.

Formulace rozsahu projektu IS musí vyjádřit základní obsahový, časový a finanční rámec projektu (bez nadbytečných podrobností) a měla by typicky obsahovat:

· Seznam oblastí působnosti univerzity, které bude IS obsluhovat. Pro tyto oblasti působnosti potom zpravidla vzniknou samostatné komponenty IS. Mohou jimi být např. “Studijní záležitosti“, “Věda a výzkum“, “Finanční a hospodářské agendy“, “Vnější vztahy“, “Knihovna“, atd.

· Seznam organizačních jednotek, kterým budou jednotlivé komponenty IS sloužit. Užitečné je již nyní specifikovat hierarchické členění organizačních jednotek, jejich územní rozložení a pod.

· Kategorie uživatelů IS a jejich role.

· Předpokládané termíny uvedení do provozu jednotlivých komponent IS.

· Disponibilní finanční prostředky.

Závěr

Teprve po úspěšném zvládnutí zmíněných etap plánování informační strategie a analýzy je možné přistoupit k samotnému budování IS. V dalších fázích je potřebné vyjasnit otázku formy řízení projektu, včetně složení řídícího orgánu a jeho pravomocí. Až potom je možné zahájit práce spojené s přípravou projektu a implementací IS.

Literatura

I. Vrana: An Integrated University Information System. International conference EUNIS: Using Information in the Electronic Age. Manchester Dec. 1996.

I. Vrana: Critical factors of success in projecting and management of Integrated University Information Systems. Lecture on demand. University of Essen, April 8, 97.

I. Vrana: Projects of Integrated University Information Systems and their Management. Lecture on demand. University of Agriculture Wageningen, April 24, 97.

I. Vrana: Implementation of University Information Systems. International EUNIS97 Congress. 9-11 September 1997, Grenoble.

J. Búřil: Analýza klíčových procesů a názorů zájmových skupin na VUT Brno. VUT Brno, 1992.